วัตถุประสงค์
1. จัดการเตรียมชื่อโครงการธุรกิจก่อสร้าง
2. กำหนดผังบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุนก่อสร้าง เช่นลูกหนี้โครงการ งานระหว่างก่อสร้าง วัสดุก่อสร้าง ค่าก่อสร้างเรียกเก็บตามสัญญา รายได้ค่ารับเหมาก่อสร้าง ค่าวัสดุ ต้นทุน เงินเดือน ค่าแรง ค่าเบี้ยเลี้ยง
3 .กำหนดรหัสคลังสินค้าตามชื่อโครงการ
4. สามารถกำหนด เจ้าหนี้ ลูกหนี้ สินค้า บริการ ค่าใช้จ่าย
5. สามารถจัดการบันทึกการรับเข้า เบิก คืน สินค้า
การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น สำหรับบันทึกบัญชีแบบ Periodic
ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมชื่อโครงการ กำหนดที่ ระบบ Enterprise Manager >General Setup>กำหนดรหัส Job
| บัญชี |
หมวด |
เลขที่บัญชี |
| ลูกหนี้โครงการ |
สินทรัพย์ |
11300-01 |
| งานระหว่างก่อสร้าง |
สินทรัพย |
11310-02 |
| วัสดุก่อสร้าง |
สินทรัพย |
11310-03 |
| ค่าก่อสร้างเรียกเก็บตามสัญญา |
หนี้สิน |
21610-11 |
| รายได้ค่ารับเหมาก่อสร้าง |
รายได้ |
42000-01 |
| ค่าวัสดุก่อสร้าง |
ค่าใช้จ่าย |
53100-01 |
| ต้นทุนก่อสร้าง |
ต้นทุนก่อสร้าง |
53100-00 |
| เงินเดือนและค่าแรง |
ค่าใช้จ่าย |
52000-01 |
| ค่าเบี้ยเลี้ยง |
ค่าใช้จ่าย |
52000-05 |
|
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดคลังสินค้าตามชื่อโครงการ โดยกำหนดที่ระบบ
Enterprise Manager > IC Setup>กำหนดรหัสคลังสินค้า และกำหนดรหัสที่เก็บสินค้า
กำหนดรหัสที่เก็บสินค้า
ขั้นตอนที่ 3 เตรียมข้อมูลเจ้าหนี้ กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > AP Setup>กำหนดรหัสเจ้าหนี้
ขั้นตอนที่ 4 เตรียมข้อมูลลูกหนี้ กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > AR Setup>กำหนดรหัสลูกหนี้
ขั้นตอนที่ 5 เตรียมข้อมูลวัตถุดิบกำหนดกลุ่มบัญชีวัตถุดิบที่ ระบบ Enterprise Manager > IC Setup > กำหนดรหัสสินค้า และการกำหนดใส่รหัสผังบัญชี
ขั้นตอนที่ 6 เตรียมข้อมูลสินค้าบริการ กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > IC Setup > กำหนดรหัสสินค้าบริการ และการกำหนดรหัสผังบัญชี
ขั้นตอนที่ 7 เตรียมข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ระบบ Enterprise Manager > General Setup > กำหนดรหัสค่าใช้จ่าย
โดยกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องนำมาใช้ในการบันทึกรายการ เช่น เงินเดือนและค่าแรง, ค่าเบี้ยเลี้ยง เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 8 การกำหนดรูปแบบเอกสารที่จำเป็นต้องใช้เพิ่มเติม กำหนดที่ระบบ Enterprise Manager > General Setup > กำหนดเลขที่เอกสาร เช่น ระบบ Sale Order ,กำหนดเอกสารเชื่อม GL และกำหนดงวดบัญชี
กำหนดเอกสารเชื่อม GL
กำหนดงวดบัญชี
ขั้นตอนในการบันทึกรายการรายวันธุรกิจก่อสร้าง
1. บันทึกซื้อวัตถุดิบที่ระบบ Purchase Order > PO Data Entry > ซื้อเชื่อ โดยระบุ Job และคลังเป็น HO และ ตรวจสอบการลงรายการ
2. โอนย้ายวัตถุดิบจากคลังสำนักงานใหญ่ เข้าโครงการการก่อสร้างที่ บางนาทาวเวอร์ โดยบันทึกที่ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > โอนย้ายสินค้า ออกคลัง เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีวัตถุดิบคงเหลือในแต่ละโครงการเท่าใดรวมทั้งปริมาณวัตถุดิบ คงเหลือในสำนักงานใหญ่
3. โอนสินค้าเข้าที่บางนาทาวเวอร์ โดยบันทึกที่ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > โอนย้ายสินค้าเข้าคลัง โดยสามารถคลิกปุ่ม IC List เพื่ออ้างอิงเอกสารจากหน้าจอโอนย้ายสินค้าออกมาบันทึก
หมายเหตุ
สามารถอ้างอิงเอกสารมาทำการบันทึกได้บางส่วน โดยสามารถแก้ไขที่ช่องจำนวน
4. บันทึกเบิกวัตถุดิบเข้าโครงการที่ ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > ใบเบิก โดยจะมีรายการเอกสารให้เลือก เช่น เบิกใช้ หน้าจอนี้จะมีผลต่อการลดคลังทันทีที่มีการบันทึกรายการ และจะแสดงในรายงาน IC
5. บันทึกรับคืนสินค้าจากการเบิก ที่ระบบ Inventory Control > IC Data Entry > รับคืนจากการเบิก หน้าจอนี้จะมีผลต่อการลดคลังสินค้าทันทีที่มีการบันทึกรายการ โดยสามารถบันทึกโดยตรงที่หน้าจอ หรือจะอ้างอิงเอกสารจากใบเบิกมาบันทึก โดยคลิกที่ปุ่ม IC List ของหน้าจอรับคืนจากการเบิก
หมายเหตุ
หากมีการอ้างอิงเอกสารจากใบเบิกมาทำการบันทึกที่หน้าจอดังกล่าว ให้ทำการเลือกรายการเอกสารให้ตรงกับรายการเบิกด้วย เพราะจะมีผลให้ไม่พบเอกสารใบเบิก
6. บันทึกค่าใช้จ่ายที่ ระบบ Account Payable > AP Data Entry > ตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ และจะแสดงการลงบันทึกบัญชี
7. บันทึกจ่ายชำระหนี้ ที่ระบบ Account Payable > AP Data Entry > จ่ายชำระหนี้ เพื่อเป็นการตัดหนี้สามารถอ้างอิงเอกสารมาบันทึกได้มากกว่า 1 เลขที่เอกสาร และสามารถตรวจสอบการลงบัญชีที่ Tab GL
8. บันทึกขายเชื่อ เพื่อเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาที่ ระบบ Sale Order > SO Data Entry > ขายเชื่อ และแสดงการบันทึกบัญชีที่ Tab GL
9. บันทึกรับชำระหนี้ เพื่อเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาที่ ระบบ Account Receivable > AR Data Entry > รับชำระหนี้ และตรวจสอบการบันทึกบัญชีที่ Tab GL
10. บันทึกรับรู้รายได้ ณ วันสิ้นงวดบัญชี โดยบันทึกที่ ระบบ General Ledger > GL Data Entry > รายการรายวัน