กำหนดรหัสรูปแบบ คือ การกำหนดรหัสรูปแบบของการบันทึกรายการลงบัญชีที่มีรูปแบบซ้ำๆ กัน หรือเป็นการ COPY รูปแบบการลงบัญชีที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เพื่อประหยัดเวลาของการบันทึกรายการซ้ำๆ เช่น การบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกเดือน เพื่อความสะดวกรวดเร็วและประหยัดเวลา มีขั้นตอนการกำหนดดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 เลือกรายการที่ต้องการกำหนดรหัสรูปแบบ หรือ INSERT รายการบันทึกบัญชีที่จะกำหนดรหัสรูปแบบขึ้นมาใหม่