การควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ดูอย่างไร
การควบคุมภายในเป็นกระบวนการที่ควบคุมวิธีการดำเนินงานของกิจการ กิจการต่าง ๆ จึงใช้การควบคุมภายในเพื่อที่จะทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามกฎหมายและปรับปรุงความสามารถในการทำกำไร
เพราะการควบคุมภายในส่งผลต่อบุคลากร ลูกค้า คู่ค้า และผู้ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ซึ่งในระยะหลัง ๆ หลายกิจการได้ว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอก ผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ประเมินภายนอกเข้ามาช่วยสอบทานการควบคุมภายในและให้ความ เห็นเพื่อการพัฒนาระบบการควบคุมภายในของกิจการ
การควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพจะให้ความสำคัญกับบทบาท ภารกิจ พันธกิจของกิจการ และการพิจารณาประหยัดต้นทุนของการควบคุมภายในควบคู่กัน
หลักการสำคัญของการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพก็คือ ไม่ได้เป็นเรื่องของ checklist ที่ใช้ในการตรวจสอบว่าการดำเนินการครบถ้วนหรือไม่ซึ่งเป็นการควบคุมภายในในระดับปฏิบัติการ หากแต่การควบคุมภายในยังเป็นเรื่องของ
ก) การควบคุมภายในการใช้ดุลยพินิจของผู้บริหารให้เป็นไปอย่างเหมาะสม
ข) การออกแบบและการใช้ระบบการควบคุมภายในของผู้บริหารในการกำกับการดำเนินงาน รวมทั้งกำกับติดตามการดำเนินงานเพื่อให้มั่นใจว่าการ ควบคุมภายในยังคงมีผล ตามที่ต้องการ
ค) การดำเนินงานที่พิจารณาด้วยหลักของความคุ้มค่า หรือต้นทุน-ผลประโยชน์ (Cost benefit way)
ง) การบันทึกธุรกรรมที่เกิดขึ้นในรายงานทางการเงินเพื่อการควบคุมภายในการดำเนินการทั้งหมดในกิจการอย่างครบถ้วน ถูกต้อง
กิจการที่มีการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่เพียงใด ย่อมต้องการการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ แต่ความมีประสิทธิภาพของการควบคุมภายในพิจารณาได้อย่างไรบ้าง
เพื่อให้การควบคุมภายในเป็นไปตามที่กล่าวมานี้ กิจการจะต้อง
1. ให้ความสำคัญกับการควบคุมภายในในลำดับต้น ๆ แสดงให้เห็นว่าการควบคุมภายในเป็นพันธะผูกพันที่ผู้บริหารยึดมั่น เพื่อจะได้จัดสรรทรัพยากร บุคลากร งบประมาณให้อย่างเพียงพอ
2. มีการควบคุมภายในที่เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและบูรณาการทั่งทั้ง องค์กร เพราะการรำรงรักษาการควบคุมภายในได้ไม่ใช่เรื่องที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วจะ อยู่ตลอดไป หากแต่การควบคุมภายในอาจจะต้องปรับเปลี่ยนไปตามระยะเวลา เมื่อพบว่าสถานะความเสี่ยงหรือกระบวนงานของกิจการเปลี่ยนแปลงไป ด้วยเหตุนี้ การทบทวนการควบคุมภายในจึงเป็นเรื่องที่มีความจำเป็น ผ่านการค้นหาและระบุข้อมูลความเสี่ยงที่เกิดใหม่ว่ามีมากน้อยเพียงใด
3. หลายกิจการมองการค้นหาและระบุการควบคุมภายในว่าเป็นงานที่แยกออกไปต่าง หากจากการบริหารจัดการกิจกรรมและธุรกิจที่เป็นทางค้าปกติของกิจการ ซึ่งการผนวก 2 ส่วนนี้เข้าด้วยกันจะช่วยเพิ่มโอกาสในการมีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ มากขึ้น โดยเฉพาะในขั้นตอนของการกำกับและติดตาม และขั้นตอนของการปรับเปลี่ยนกระบวนงาน
4. การควบคุมภายในคือการสอบทานสารสนเทศทางการเงิน รายงานทางการเงินที่ดีมาจากสารสนเทศทางการเงินที่ถูกต้อง เป็นไปตามกฎหมาย และมีการตรวจสอบที่เหมาะสม เพื่อใช้เป็นช่องทางของการตรวจค้นหาสิ่งที่ผิดปกติ นอกจากนั้น ผู้บริหารจะต้องทำให้มั่นใจว่าพนักงานบัญชีได้ให้ความร่วมมือกับผู้ตรวจสอบ ด้วยการให้ข้อมูลทางการเงินเท่าที่จำเป็น และผู้ตรวจสอบได้ทำการประเมินเอกสารหลักฐานและสารสนเทศทางการเงินต่าง ๆ มีความถูกต้อง และเมื่อสิ้นสุดการตรวจสอบ ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างใดบ้าง เกี่ยวกับกระบวนการรายงานทางการเงิน
5. การจำกัดการเข้าถึงสารสนเทศทางการเงิน โดยกิจการมีความจำเป็นต้องควบคุมการเข้าถึงสารสนเทศทางการเงินที่มีความไหว ตัวสูง ซึ่งจะเป็นไปได้เมื่อ
ก) มีการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานบัญชีในฝ่ายบัญชีและการเงินมี ความชัดเจน และมีขอบเขตที่จำกัด ไม่ก้าวก่ายกันจนแยกความรับผิดชอบไม่ได้
ข) มีการกำหนดให้พนักงานบัญชีและการเงินมีการลาพักผ่อนที่ชัดเจน เพื่อให้มีการตรวจสอบและสอบทานโดยคนอื่น
1. การอบรมและปลูกฝังจริยธรรมและจรรยาบรรณ ทั้งนี้กิจการที่ได้ลงทุนในการอบรมด้านจริยธรรมทางธุรกิจแก่บุคลากร มีส่วนในการช่วยปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดีขึ้น โดยการให้ความสำคัญกับจริยธรรมเป็นมุมของการควบคุมภายในในแนวใหม่ที่ได้รับ ความสนใจและคาดหวังจากสังคมมากขึ้น จนกิจการทั้งหลายเริ่มที่จะยกระดับจริยธรรมทางธุรกิจเป็นกฎเกณฑ์หนึ่งที่ ต้องมีการควบคุมภายในอย่างเพียงพอ
2. การควบคุมสินค้าคงคลังและครุภัณฑ์ เป็นรูปแบบของการควบคุมภายในในทางกายภาพ ที่ต้องมีการตรวจนับจริงอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง การควบคุมดูแลจะต้องมีการมอบหมายความรับผิดชอบและการกำหนดระดับการเข้าถึง อย่างชัดเจนและอย่างเพียงพอ ในกรณีที่สินค้าคงคลังหรือครุภัณฑ์มีขนาดใหญ่และมีต้นทุนสูงในการเก็บรักษา กิจการจะเพิ่มการควบคุมในการบริหารเวลาที่รับมอบให้ใกล้เคียงกับเวลาที่มี ความจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จริง ไม่เก็บหรือซื้อทิ้งไว้เป็นเวลานาน
การควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยกิจการในการให้ความเชื่อมั่น แม้ว่าจะไม่ถึงกับให้หลักประกัน เพื่อให้วัตถุประสงค์ของการดำเนินงานทางธุรกิจบรรลุผล ซึ่งเป้าหมายดังกลาวกว้างไกลกว่าเพียงการกำกับการปฏิบัติงานประจำวันมาก และที่สำคัญการควบคุมภายในไม่ใช่เรื่องที่มาจากสามัญสำนึกอย่างที่เคยใช้กันมา หากแต่เกิดจากการบริหารจัดการและการทุ่มเทความพยายาม ทรัพยากร เวลา และงบประมาณอย่างเพียงพอ
ด้วยเหตุนี้ การพัฒนาระบบการควบคุมภายในจึงต้องมีกิจกรรมในการทดสอบการประเมินผล และการปรับปรุงกระบวนการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง
ในกิจการขนาดใหญ่ การวางระบบการควบคุมภายในยังให้ความสำคัญกับการสร้ามาตรฐานของการควบคุมภายในให้มีทิศทางและแนวทางเดียวกันในทุกฝ่ายงานภายในองค์กร และที่สำคัญการมีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ไม่ได้แปลว่ากิจการต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเสมอไป
บทความโดย : อาจารย์จิรพร สุเมธีประสิทธิ์
ประกาศบทความโดย : http://www.prosoftwinspeed.com
|