การควบคุมภายในเกี่ยวกับการซื้อ
1.มีแผนกจัดซื้อเป็นหน่วยงานแยกต่างหากหรือมีพนักงานจัดซื้อไม่เกี่ยวข้องกับ
1.1 การบัญชีทั่วไป
1.2 การทำบัญชีสินค้า
1.3 การรับของ
1.4 การจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า
1.5 การจ่ายเงินให้เจ้าหนี้
2. การซื้อกระทำโดย
2.1 แผนกจัดซื้อหรือพนักงานจัดซื้อตามใบเสนอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว
2.2 การจัดซื้อแต่ละครั้ง แผนกผลิตและคลังเป็นผู้เสนอแนะเกี่ยวกับชนิดและ ปริมาณของสินค้าที่จะซื้อ
2.3 สั่งซื้อจากรายการราคาขายของผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติ
2.4 มีการเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายแห่ง เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด
2.5 ใบสั่งซื้อทำขึ้นโดย
- เรียงลำดับหมายเลขไว้ล่วงหน้า
- มีการอนุมัติการสั่งซื้อ
2.6 สำเนาใบสั่งซื้อได้ส่งไปยัง
- แผนกบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำใบสำคัญสั่งจ่าย
- แผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำการตรวจรับของ
2.7 ใบรับของแสดงจำนวนที่นับได้จริง พร้อมทั้งลายเซ็นผู้ตรวจรับอย่างน้อย 2 คน
2.8 ในใบรับของได้ระบุถึงเงื่อนไขต่างๆ ในกรณีที่จะต้องมีการทดสอบคุณภาพใน
ภายหลัง
2.9 ของที่มีคุณภาพพิเศษ จะต้องมีรายงานการตรวจสอบจากผู้ที่มีความชำนาญใน
เรื่องนั้นโดยเฉพาะ
2.10 ใบรับของที่มีเลขที่เรียงลำดับและมีสำเนาส่งให้
- แผนกบัญชี เพื่อเก็บไว้กับใบสั่งซื้อ
- แผนกจัดซื้อ เพื่อติดตามรายการที่สั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้รับของ
- แผนกคลังสินค้า เพื่อบันทึกบัญชีพัสดุคงเหลือ
- เก็บไว้ที่แผนกรับของ หรือเจ้าหน้าที่ผู้กระทำการตรวจรับของ
3. เมื่อมีการคืนของ จะจัดการโดยแผนกคลังสินค้าและแผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ตรวจรับของ
3.1 ติดต่อเพื่อขอใบลดหนี้
3.2 แผนกจัดซื้อและบัญชีได้รับแจ้งเรื่องราวการคืนสินค้า
4. การตรวจสอบ
4.1 ใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี จากผู้ขายได้ตรวจสอบกับเอกสารเหล่านี้ก่อนจ่ายเงิน
- ใบสั่งซื้อ
- การรับของ
- รายงานการตรวจสอบคุณภาพ (ถ้ามี)
4.2 แผนกบัญชีไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับ
- การสั่งซื้อ
- การรับของ
4.3 มีหลักฐานแสดงว่ามีการตรวจสอบใบส่งของในเรื่องต่อไปนี้
- ราคา
- ค่าขนส่ง
- การลดราคา หรือข้อโต้แย้งต่างๆ
4.4 ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว จะต้องมีการการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ
5. ใบสำคัญสั่งจ่ายจะต้องจัดทำสำหรับการซื้อและค่าใช้จ่ายทุกรายการ
6. ใบสำคัญสั่งจ่ายและเอกสารประกอบทุกฉบับ จะต้องมีเครื่องหมายแสดงว่าได้จ่ายเงิน
แล้ว
7. จะต้องมีการตรวจสอบระยะเวลาที่จะต้องจ่ายด้วย เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายผิดงวด
8. ใบสำคัญการสั่งจ่ายจะต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติ
บทความโดย : www.jarataccountingandlaw.com
ประกาศบทความโดย : http://www.prosoftwinspeed.com
|